L'intervento del Difensore civico può avvenire
- su richiesta del cittadino che abbia una pratica in corso presso una Pubblica Amministrazione (art7 co. 1 L. R. 28/1988),
- d'ufficio (art. 7 co.2 L. R. 28/1988), vale a dire senza bisogno di sollecitazione da parte di altri soggetti.

Con il termine reclamo si vuole qui intendere una richiesta di intervento rivolta al Difensore civico da chiunque si ritenga leso nei propri diritti o interessi dall'azione della Pubblica Amministrazione.

La richiesta di intervento (denunce, reclami) può essere presentata per iscritto o oralmente, senza alcuna formalità (art. 8 co. 1 L. R. 28/1988).

Se presentata oralmente (tramite colloquio telefonico ovvero tramite colloquio personale su appuntamento presso la sede del Difensore), l'istanza viene verbalizzata dall'ufficio (art. 8 co.1 L. R. 28/1988).

Nel caso in cui il Difensore civico ritenga la richiesta di intervento giustificata e di propria competenza, provvede ad istruire la pratica adottando i rimedi del caso.

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E' altresì possibile visualizzare uno schema di istanza da indirizzare al Difensore civico regionale.