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La Decisione del Parlamento europeo che istituisce e regola la funzione del Mediatore è del 9 marzo 1994. Previsto dall’art. 195 del Trattato sull’Unione Europea, il Mediatore ha il compito di esaminare le denunce presentate da qualsiasi cittadino dell’Unione e da imprese o associazioni aventi sede sociale in uno Stato membro, relative a casi di cattiva amministrazione da parte delle istituzioni e degli organi della Comunità europea. Il Mediatore cerca una soluzione rapida, semplice e gratuita, altrimenti deferisce la questione al Parlamento europeo. La denuncia deve soddisfare alcuni requisiti formali ed essere presentata entro due anni dalla data in cui si è avuta conoscenza dei fatti contestati.

Il Mediatore non esamina casi pendenti presso un tribunale o già passati in giudicato, così come non può trattare casi che riguardino le amministrazioni nazionali, regionali o locali degli Stati membri. Il Mediatore decide se vi siano motivi sufficienti a giustificare l’avvio di indagini in relazione a una denuncia ricevibile. Se ritiene che vi siano, ne informa il cittadino e l’istituzione interessata. A quest’ultima trasmette copia della denuncia, chiedendole di formulare un parere. Tenendo conto delle condizioni stabilite dallo Statuto, il Mediatore può chiedere alle istituzioni e agli organi comunitari, come pure alle autorità degli Stati membri, di fornirgli, in tempi ragionevoli, informazioni o documenti ai fini dell’indagine e anche chiedere a funzionari europei di testimoniare. Se ritiene che sussista un caso di cattiva amministrazione, il Mediatore ricerca, per quanto possibile e cooperando con l’istituzione interessata, una soluzione amichevole per eliminare il disservizio e soddisfare il cittadino. Se una soluzione amichevole non è possibile, egli chiude il caso con una decisione motivata che può comprendere un’osservazione critica o elabora una relazione contenente progetti di raccomandazione. Il Mediatore può operare congiuntamente a difensori civici e a organi corrispondenti degli Stati membri, allo scopo di rendere più efficaci le proprie indagini e quelle svolte da difensori civici nazionali, nonché di migliorare la tutela dei diritti e degli interessi dei cittadini europei.

Il Mediatore può anche agire di propria iniziativa, con i medesimi poteri e le stesse procedure di cui si avvale nell’ambito delle indagini avviate in base a una denuncia. Infine, il Mediatore presenta al Parlamento europeo una relazione annuale sulla sua attività, comprendente i risultati delle indagini svolte. I paesi da cui proviene il numero maggiore di denunce sono la Germania, la Francia, la Spagna e l’Italia. Buona parte delle denunce riguarda casi di cattiva amministrazione riferibili alla Commissione europea. Nel periodo gennaio 2001- gennaio 2002, il Mediatore ha ricevuto 4.075 denunce. Delle denunce esaminate nel suddetto periodo, il 30% rientravano nel mandato del Mediatore.

Attualmente, il Mediatore europeo è il Prof. Nikiforos Diamandouros.